بقلم : ذا ميوز
يعد البريد الإلكتروني من الشؤون الخاصة للأفراد على نحو عام، كغيره من وسائل الاتصال الأخرى. وتختلف من فرد لآخر كيفية تفحصه وإدارة المراسلات من خلاله. وهناك بعض القواعد الأساسية التي يجب على الجميع اتباعها، لتحقيق الفائدة القصوى من التواصل عبره، بما يوفر الجهد والوقت ويحسن من وتيرة الإنجاز. وفي مقابل ذلك، هناك 3 أخطاء شائعة يميل معظمنا إلى ارتكابها عند إدارة البريد الإلكتروني، من شأنها أن تؤثر على الأعمال سلبا، وهي:
1. ترك الرسائل في بريدك الوارد:
قد يعتقد البعض بأنه لا فرق إن بقيت الرسائل في البريد الوارد أو نقلت إلى ملف خاص، لكن ذلك غير صحيح، إذ إن أدمغتنا تفضل التصنيف. وقد أظهرت دراسة أجريت عام 2011 من قبل (معهد برينستون لعلم الأعصاب - Princeton’s Neuroscience Institute)، بأنه عندما تكون البيئة المحيطة بك مشوشة، فإن الفوضى تحد من قدرتك على التركيز. وهذا ينطبق على بيئتك الافتراضية أيضا؛ فكلما ازداد عدد الرسائل التي تستطيع رؤيتها في بريدك الوارد (حتى إن لم تكن جميعها مهمة)، فإن دماغك سيقضي المزيد من الوقت في التفكير بها من دون وعي.
وتشير الدراسة إلى أن التقليل من الرسائل في الصندوق الوارد، يجعلك أقل تشتيتا وأكثر إنتاجية، وأفضل من حيث القدرة على معالجة المعلومات.
لذلك، عليك البدء باستخدام بريدك الوارد لاستقبال الرسائل الجديدة فقط. فإن كنت قد انتهيت من رسالة ما، عليك حفظها أو تخزينها في جهازك أو حذفها.
2. حذف الرسائل بعد حفظها أو تخزينها:
بعد تخصيص صندوق الوارد للرسائل الجديدة فقط، ليس أمامك بعد الانتهاء منها، إلا خيار حذفها أو حفظها في مجلد خاص. وقد يرتكب البعض خطأ بحذف هذه الرسائل أو الإبقاء عليها جميعها. إلا أن الموازنة بين الأمرين من أفضل الحلول؛ فالاحتفاظ بالرسائل التي لا تحتاجها يقلل من سعة التخزين في بريدك الإلكتروني، ويجعل من الصعب العثور على الرسائل التي ترغب في الاحتفاظ بها عند البحث عنها. كما أن المبالغة في الحذف قد تؤدي بك إلى حذف رسالة مهمة من دون قصد.
لهذا، عند الانتهاء من رسالة ما، فكر مليا فيما إن كنت ستحتاج إليها في وقت لاحق مستقبلا، لتحدد ما إذا كنت ستحذفها أو تحفظها.
3. استخدام صندوق الوارد كقائمة مهام:
قد يميل الأشخاص الذين لا يحبذون وضع قوائم المهام إلى استخدام صندوق الوارد كبديل عن ذلك. قد يكون ذلك جيدا عندما يتعلق الأمر بالرد على رسالة شخص ما مثلا، فمهمة كهذه لا تحتاج أن توضع في قائمة مهام ليتم إنجازها. ولكن بالنسبة للمهام الأكبر والأكثر تعقيدا، فإنه حتما يجب وضع نظام مناسب لقوائم مهامك، والالتزام به. لأنه إن كنت تريد إنجاز أهم الواجبات يوميا، عليك ترتيبها حسب الأولوية، والتركيز على القائمة التي وضعتها. إن استخدام صندوق الوارد كقائمة مهام سيدفعك لإضاعة وقتك في أمور غير مهمة؛ إذ إن كل رسالة جديدة تعني في الحقيقة مهمة جديدة لك. ولكن عند الاضطرار إلى إضافة مهمة جديدة باستمرار إلى قائمة مهامك، ستتمكن من تحديد الأمور التي يجب عليك القيام بها حقا، وفي الوقت المناسب.
